SaaS ja tilausohjelmistot

Julkinen sektori ostaa tilauspohjaisia ohjelmistoja monivuotisilla sopimuksilla, ja vertailu tehdään koko sopimuskauden kokonaiskustannuksesta, ei lisenssihinnasta.

Tilausohjelmistojen hankinta on julkisen sektorin myynnissä ennen kaikkea sopimusehtojen laji. Tuotekysymys ratkeaa yleensä aikaisin, ja voiton ratkaisee se, miten jatkuvaan laskutukseen perustuva malli kestää julkisen hankinnan reunaehdot: kiinteä sopimuskausi, hinnasto, joka ei jousta, optiot, joita tilaaja voi käyttää tai olla käyttämättä, ja kokonaiskustannus, jota verrataan neljän vuoden ajalta eikä yhden.

Ostajia ovat tyypillisesti yhteishankintayksiköt, jotka ylläpitävät puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä, kunnat ja hyvinvointialueet, sairaalat ja oppilaitokset, ministeriöt virastoineen sekä valtion omistamat yhtiöt. Hankinnat voivat koskea käyttäjäkohtaisia tilauksia, organisaatiokohtaista alustalisensointia, käyttöön perustuvia palveluja, käyttöönottoa ja migraatiota, tukitasoja sekä monivuotisia jatko-optioita.

Toimittajan keskeinen haaste on hinnoitella tilaus vertailutaulukkoon, joka on rakennettu kertaostoja varten. Se edellyttää hintarakennetta, joka vastaa tilaajan vertailukaavaa, ehtoja, jotka kestävät koko puitekauden optioineen, ja tarjousta, joka on kannattava myös silloin, kun volyymi jää tilaajan arvion alarajalle.

Myytte tilausohjelmistoja julkiselle sektorille

Julkiset ostajat käsittelevät tilausta lähes kaikkialla määräaikaisena sitoumuksena, jolla on kiinteä hinnasto, ja vertaavat sitä kilpailijoihin koko kauden kokonaiskustannuksella. Sama kaava toistuu useimmilla kilpailutetuilla markkinoilla riippumatta siitä, mitä paikallinen laki instrumenttia kutsuu.

Tyypillisiä hankintakohteita ovat:

Käyttäjäkohtaiset SaaS-tilaukset
Organisaatiokohtainen alustalisensointi
Käyttöön ja volyymiin perustuvat palvelut
Käyttöönotto, migraatio ja perehdytys
Tuki- ja ylläpitotasot
Konesali- ja hallinnoidut palvelut
Integraatiot ja rajapinnat
Koulutus ja käyttöönoton tuki
Monivuotiset jatko-optiot

SaaS puitejärjestelyn kautta

Yhteishankintayksiköt hyväksyvät tyypillisesti useita toimittajia puitejärjestelyyn ja käyvät sen sisällä toistuvia kevennettyjä kilpailutuksia yksittäisistä hankinnoista. Hyväksyntä vie toimittajan pöytään, mutta liikevaihto syntyy vasta seuraavista kilpailutuksista, jotka ratkeavat usein selvästi alkuperäistä tarjouspyyntöä nopeammalla aikataululla.

Dynaamiset hankintajärjestelmät ohjelmistoille

Dynaaminen hankintajärjestelmä pysyy avoinna uusille toimittajille koko voimassaolonsa ajan, joten alkuperäisestä kierroksesta myöhästynyt voi päästä mukaan myöhemmin. Jokainen hankinta järjestelmän sisällä on oma kevennetty kilpailutuksensa. Toimittaja, jota ei ole hyväksytty järjestelmään, ei näe näitä kilpailutuksia lainkaan.

Suorat hankinnat kynnysarvojen alapuolella

Kunnat, koulut ja pienemmät virastot ostavat tilaustyökaluja suoraan kansallisten sääntöjen mukaan, kun arvo jää EU-kynnysarvon alle. Sopimuskaudet ovat lyhyempiä ja prosessi kevyempi, mutta näitä kilpailutuksia on paljon ja ne julkaistaan monissa eri portaaleissa.

Miten tällä markkinalla ostetaan

Yhteishankintayksiköt ylläpitävät tilausohjelmistojen suurimpia kanavia, yleensä puitejärjestelyinä tai dynaamisina hankintajärjestelminä, joissa hinnasto sidotaan määräajaksi ja yksittäiset ostot tehdään kevennetyillä kilpailutuksilla hyväksyttyjen toimittajien kesken. EU-sääntelyn mukaan puitejärjestely kestää pääsääntöisesti enintään neljä vuotta optiot mukaan lukien, joten hinnasto, jonka toimittaja jättää hyväksymisvaiheessa, kulkee mukana usean budjettivuoden yli. EU-kynnysarvojen alapuolella kunnat ja pienemmät virastot ostavat suoraan omien hankintasääntöjensä mukaan, jolloin sopimuskaudet ovat lyhyempiä ja neuvotteluvaraa on enemmän. Monenkeskiset rahoituslaitokset ovat oma kanavansa: Maailmanpankilla, Aasian kehityspankilla ja Euroopan investointipankilla on omat hankintasääntönsä ja oma toimittajarekisterinsä.

Näin autamme voittamaan

Viran lukee kaikki julkiset kilpailutukset markkinoillanne ja nostaa esiin ne, jotka voitte aidosti voittaa, pisteytettyinä tarjontaanne ja soveltuvuuttanne vasten. Saatte selkeän go/no-go-arvion ja vastausluonnoksen, joka on rakennettu omista referensseistänne ja yritystiedoistanne sekä kohdistettu vaatimuksiin ja vertailuperusteisiin. Te tarkistatte ja jätätte tarjouksen.

Tilausohjelmistojen kilpailutukset ratkeavat yhtä paljon ehdoilla kuin tuotteella. Viran löytää oikeat kilpailutukset markkinoiltanne ja laatii vastaukset, jotka tiiminne tarkistaa ja lähettää.

01
Kartoitus
Tarkin kilpailutusten seuranta kaikilla markkinoilla, pisteytettynä tarjontaanne nähden
02
Go / no-go
Selkeä go/no-go jokaisesta kilpailutuksesta, jotta työ kohdistuu vain voitettaviin
03
Luonnos
Vastausluonnokset omista referensseistänne ja yritystiedoistanne, kohdistettuina vaatimuksiin ja vertailuperusteisiin

Selvittäkää, mitkä kilpailutukset voisitte voittaa

Etsimme julkiselta sektorilta kaikki avoimet ja tulevat myyntimahdollisuudet, jotka ovat tällä hetkellä teille auki, ja järjestämme ne sopivuuden mukaan. Tapaamisessa käymme listan läpi ja kerromme, mihin kannattaa tarjota ja miksi.

Varatkaa 30 minuutin katsaus