Puitesopimus on hankintalain 42 §:n mukainen monivuotinen järjestely hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välillä. Se ei ole yksittäinen hankintasopimus vaan sopimuskehys, jonka puitteissa tehdään useita yksittäisiä hankintoja sopimuskauden aikana.
Hankintalaki itse käyttää termiä puitejärjestely. Puitesopimus on vakiintunut arkikieleen, ja molemmat tarkoittavat samaa, mutta tarjousasiakirjoissa ja valituksissa kannattaa käyttää lain termiä.
Lyhyesti
- Puitejärjestely on suljettu järjestely. Toimittajat valitaan kerran, ja lista pysyy kiinni koko sopimuskauden.
- Kesto on enintään neljä vuotta, joten yksi hävitty kilpailutus tarkoittaa neljää vuotta ilman pääsyä kyseiseen ostoon.
- Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on tässä suhteessa vastakohta: siihen voi hakea milloin tahansa.
- Puitejärjestelyn ratkaiseva kilpailu käydään alussa, ei minikilpailutuksissa.
Miksi puitejärjestely on suosittu
Puitejärjestely on yksi käytetyimpiä hankintamuotoja Suomessa. Syyt ovat hankintayksikön näkökulmasta selkeitä:
- Yksi kilpailutus, monta hankintaa
- Nopea reagointi muuttuviin tarpeisiin
- Ennakoitavat hinnat ja ehdot sopimuskauden ajan
- Hallinnollisen työn väheneminen
Hankintayksikölle tämä tarkoittaa, että yhdellä raskaalla kilpailutuksella saadaan käyttöön jopa kymmenien miljoonien eurojen toimittajakanta.
Tarjoajalle sama asia näyttää toiselta. Sama tehokkuus, joka säästää hankintayksikön työtä, sulkee markkinan muilta neljäksi vuodeksi.
Miksi ajoitus ratkaisee
Puitejärjestelyssä on kaksi vaihetta, ja niistä vain ensimmäiseen voi hakea mukaan.
- Kilpailutus: ainoa hetki, jolloin järjestelyyn pääsee mukaann. 2–3 kk
- Sopimuskausi: toimittajalista suljettu, uusia ei otetaenintään 48 kk
Sopimuskauden enimmäispituus on hankintalain 42 §:n mukaan neljä vuotta. Kilpailutusvaiheen pituus vaihtelee hankinnan mukaan.
Käytännön seuraus: jos puitejärjestelyn kilpailutus menee ohi, kyseinen ostaja on poissa markkinasta seuraavaan kilpailutukseen asti. Siksi puitejärjestelyjen ennakointi on tarjoajalle arvokkaampaa kuin yksittäisten hankintojen seuranta.
Kaksi tyyppiä puitejärjestelyjä
1. Yksi toimittaja. Kaikki sopimuskauden hankinnat tehdään ilman uutta kilpailutusta, järjestelyssä sovituin ehdoin.
2. Useampia toimittajia. Hankinnat tehdään joko järjestelyssä vahvistetussa etusijajärjestyksessä tai uudella kilpailutuksella (minikilpailutus).
Usean toimittajan järjestelyssä toimittajia on oltava vähintään kolme, jollei soveltuvia tarjoajia tai hyväksyttäviä tarjouksia ole tätä vähemmän. Tämä malli on yleisempi, koska se säilyttää kilpailun myös sopimuskauden aikana.
Miten toimittajaksi pääsee
Puitejärjestelyyn pääsy vaatii onnistumista ensimmäisessä kilpailutuksessa. Kun järjestely on solmittu, uusia toimittajia ei voi lisätä.
Toimittajaksi hyväksymisen kriteerit:
- Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen (liikevaihto, referenssit, ESPD)
- Vertailuperusteiden pisteytys (hinta ja laatu)
- Tarjouksen muodollinen hyväksyttävyys
Kohta 1 ratkaisee useammin kuin kohta 2. Soveltuvuus arvioidaan ennen kuin tarjousta luetaan, joten liikevaihtorajan tai referenssivaatimuksen alle jäävä tarjous ei päädy vertailuun lainkaan.
Minikilpailutus
Minikilpailutus on uusi, pienempi kilpailutus puitejärjestelyn sisällä. Hankintayksikkö pyytää järjestelyyn valituilta toimittajilta tarjouksia tietystä toimeksiannosta ja valitsee niistä parhaan. Sopimuskauden aikana samaan järjestelyyn voi mahtua satoja minikilpailutuksia.
Kaksi asiaa, jotka minikilpailutuksesta on hyvä tietää:
- Ehtoja ei voi muuttaa olennaisesti alkuperäisestä järjestelystä. Jos minikilpailutus poikkeaa siitä merkittävästi, kyse on tosiasiassa uudesta hankinnasta.
- Minikilpailutuksen ratkaisu on hankintapäätös, ja siitä voi valittaa markkinaoikeuteen.
Puitejärjestely vai DPS
| Puitejärjestely | Dynaaminen hankintajärjestelmä | |
|---|---|---|
| Säädösperusta | Hankintalaki 42–43 § | Hankintalaki 49–52 § |
| Mukaan pääsy | Vain alkuperäisessä kilpailutuksessa | Milloin tahansa kauden aikana |
| Hyväksymisen peruste | Vertailu muihin tarjoajiin | Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen |
| Kesto | Enintään neljä vuotta | Ei laissa säädettyä enimmäiskestoa |
| Yksittäinen hankinta | Suoraan tai minikilpailutuksella | Aina kilpailutetaan järjestelmän sisällä |
| Tarjoajalle | Kertaluonteinen mahdollisuus | Jatkuva mahdollisuus, mutta jatkuva kilpailu |
DPS on tarjoajalle helpompi mutta ei kevyempi. Sisään pääsee milloin vain, mutta jokainen yksittäinen hankinta kilpailutetaan erikseen, joten työtä tulee koko kauden ajan. Puitejärjestely on päinvastainen: raskas alku, kevyempi jatko.
Usein kysyttyä
Kuinka kauan puitejärjestely voi olla voimassa?
Pääsääntöisesti enintään neljä vuotta. Pidempi kesto on mahdollinen vain hankinnan kohteen perustellusti edellyttäessä sitä, esimerkiksi kun järjestelyyn liittyy pitkä investointi.
Voiko puitejärjestelyyn ottaa uusia toimittajia kesken kauden?
Ei. Toimittajat valitaan alkuperäisessä kilpailutuksessa. Tämä tekee puitejärjestelyyn pääsystä ratkaisevan kilpailuvaiheen.
Mikä on ero puitejärjestelyn ja DPS:n välillä?
Dynaaminen hankintajärjestelmä on avoin koko kestonsa ajan, eli uusia toimittajia voi liittyä jatkuvasti soveltuvuusvaatimukset täyttämällä. Puitejärjestelyyn pääsee vain alussa, ja mukaan pääsy ratkaistaan vertailulla muihin tarjoajiin.
Pitääkö minikilpailutuksesta tehdä hankintapäätös?
Kyllä. Myös minikilpailutuksen ratkaisu on hankintapäätös, ja siitä voi valittaa markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa tiedoksisaannista.
Voiko samassa puitejärjestelyssä olla monta rinnakkaista kategoriaa?
Kyllä. Järjestely voidaan jakaa osa-alueisiin, esimerkiksi maantieteellisiin alueisiin tai tuotekategorioihin, ja kussakin voi olla omat toimittajansa. Osa-alueisiin kannattaa kiinnittää huomiota: pienemmällä toimittajalla on usein realistinen mahdollisuus yhteen osa-alueeseen, vaikka koko järjestely olisi liian iso.
Velvoittaako puitejärjestely hankintayksikköä ostamaan?
Ei automaattisesti. Puitejärjestely määrittää ehdot, joilla ostetaan, mutta arvioitu volyymi ei ole ostositoumus, ellei järjestelyssä nimenomaisesti niin todeta. Tämä on syytä tarkistaa ennen kuin hinnoittelu perustetaan ilmoitettuun määrään.
Viranin näkemys
Puitejärjestelyjen yleisyys muuttaa sitä, mitä julkisten hankintojen seuranta tarkoittaa. Jos seurataan vain yksittäisiä hankintailmoituksia, iso osa ostovolyymista on jo sidottu järjestelyihin, joiden kilpailutus meni ohi vuosia sitten.
Siksi olennainen kysymys ei ole "mitä on nyt auki", vaan "minkä ostajan järjestely on umpeutumassa". Viran seuraa puitejärjestelyjen kestoja ja tunnistaa ennakoitavissa olevat uudelleenkilpailutukset ennen kuin ilmoitus julkaistaan, jotta valmisteluun jää enemmän kuin tarjousaika.
