Julkiset kilpailutukset 2026: opas tarjoajalle

Julkinen kilpailutus on hankintalain (1397/2016) mukainen menettely, jolla hankintayksikkö valitsee toimittajan tavaran, palvelun tai urakan toimittamiseen. Menettely on avoin kaikille soveltuvuusvaatimukset täyttäville yrityksille, ja sen kulku on säädelty avoimuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi.

Julkiset kilpailutukset eroavat yksityisistä tarjouspyynnöistä kolmessa asiassa: pelisäännöt tulevat lainsäädännöstä eivätkä sopimusvapaudesta, päätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen, ja koko prosessi on lähtökohtaisesti julkinen.

Mitä julkiset kilpailutukset käytännössä ovat

Hankintayksiköitä Suomessa ovat valtio, kunnat, hyvinvointialueet, kuntayhtymät ja näiden määräysvallassa olevat yhtiöt. Kun tällainen yksikkö ostaa kynnysarvon ylittävän kokonaisuuden, sen on järjestettävä kilpailutus.

Tarjoajalle tämä tarkoittaa, että pelisäännöt on määritelty etukäteen: tarjouspyyntö, vertailuperusteet, painoarvot ja aikataulut on julkaistava. Hankintayksikkö ei voi neuvotella ehdoista jälkikäteen ilman menettelyn keskeyttämistä.

Se toimii myös toisin päin. Kun tarjouspyyntö on julkaistu, sitä ei muuteta tarjoajan hyväksi. Siksi ainoa vaihe, jossa hankinnan muotoon voi vielä vaikuttaa, on markkinakartoitus ennen ilmoitusta.

Kynnysarvot ratkaisevat menettelytavan

Kynnysarvo on hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa. Se määrää, mitä sääntöjä sovelletaan ja missä hankinnasta ilmoitetaan.

Kansallisen kynnysarvon alittavaan hankintaan ei sovelleta hankintalain menettelysäännöksiä. Hankintayksikkö voi silti järjestää pienhankinnasta oman kilpailutuksensa, ja useimmilla on siitä sisäinen ohje. Näitä ei julkaista Hilmassa, joten ne löytyvät vain hankintayksikön omilta sivuilta tai suoralla yhteydenotolla.

EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytetään EU-laajuista ilmoittelua ja ESPD-lomaketta.

Jos oma hankinta osuu lähelle rajaa, kynnysarvolaskuri kertoo hankinnan tyypin ja arvon perusteella, mistä menettelystä on kyse.

Kilpailutuksen elinkaari

1. Ennen ilmoitusta

   Markkinakartoitus

   Vapaaehtoinen. Hankintayksikkö kartoittaa tarjontaa ja teknisiä ratkaisuja hankintalain 65 §:n mukaisesti. Tämä on ainoa vaihe, jossa tarjoaja voi vielä vaikuttaa siihen, mitä ostetaan.

2. Päivä 0

   Hankintailmoitus

   Julkaistaan Hilmassa, EU-hankinnoissa myös TED-tietokannassa. Vaatimukset lukittuvat tässä.

3. 15–35 päivää

   Tarjousaika

   Avoimessa EU-menettelyssä vähintään 35 päivää, 30 päivää sähköisesti jätettävissä tarjouksissa ja 15 päivää, jos ennakkoilmoitus on julkaistu aiemmin. Kansallisissa hankinnoissa määräajan on oltava riittävä hankinnan laatuun nähden.

4. Tarjousajan sisällä

   Kysymys–vastaus-vaihe

   Tarjoaja voi pyytää täsmennystä kirjallisesti. Vastaukset julkaistaan kaikille tarjoajille samanaikaisesti.

5. Tarjousajan jälkeen

   Vertailu

   Kolme vaihetta tässä järjestyksessä: soveltuvuus, tarjouksen hyväksyttävyys ja vasta sitten vertailuperusteiden pisteytys. Soveltuvuudessa kaatunutta tarjousta ei pisteytetä lainkaan.

6. Päätöspäivä

   Hankintapäätös

   Perustelut ja pisteytys annetaan tiedoksi kaikille tarjoajille, myös voittaneen tarjouksen osalta.

7. 14 päivää

   Odotusaika ja valitusaika

   EU-hankinnoissa sopimusta ei saa allekirjoittaa 14 päivään päätöksen tiedoksiannosta (odotusaika). Saman mittainen mutta erillinen määräaika koskee valitusta markkinaoikeuteen.

Odotusaika ja valitusaika sekoitetaan usein toisiinsa. Ne ovat molemmat 14 päivää tiedoksisaannista, mutta odotusaika sitoo hankintayksikköä, valitusaika tarjoajaa. Odotusaikaa ei myöskään sovelleta kaikkiin kansallisiin hankintoihin, mutta valitusoikeus on silti olemassa.

Kokonaiskesto on EU-hankinnoissa tyypillisesti 3–6 kuukautta ilmoituksesta sopimukseen ja kansallisissa hankinnoissa 1–3 kuukautta. Markkinaoikeuskäsittely pidentää aikataulua tästä merkittävästi.

Mistä julkiset kilpailutukset löytyvät

Suomessa kaikki kynnysarvon ylittävät julkiset kilpailutukset julkaistaan Hilma-palvelussa (hankintailmoitukset.fi). EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat siirtyvät automaattisesti myös EU:n yhteiseen TED-tietokantaan (ted.europa.eu).

Itse tarjous jätetään erillisessä järjestelmässä, useimmiten Cloudia Tarjouspalvelussa, Hanselin järjestelmässä tai hankintayksikön omassa portaalissa. Linkki oikeaan järjestelmään on aina hankintailmoituksessa.

Molemmat palvelut ovat maksuttomia, ja kumpaankin voi asettaa oman hakuvahdin. Maksullinen työkalu ei avaa mitään, mitä Hilma ja TED eivät jo julkaise. Se säästää aikaa vain silloin, kun ilmoituksia pitää seurata useasta maasta yhtä aikaa tai kun mukana on laadinta- ja vertailutyökaluja.

Kolme kohtaa, joissa tarjous kaatuu useimmin

1. Soveltuvuusvaatimus, jota ei täytetä. Liikevaihto tai referenssi jää vaatimuksen alle. Tämä ratkaistaan ennen kuin itse tarjousta luetaan, joten hyväkään sisältö ei auta.
2. ESPD-lomakkeen ja tarjouksen ristiriita. Lomake sanoo yhtä, liite toista. Markkinaoikeus on kumonnut hankintapäätöksiä tällä perusteella.
3. Määräajan ylitys. Sähköinen järjestelmä sulkeutuu minuutilleen, eikä myöhästynyttä tarjousta oteta käsittelyyn.

Kaksi ensimmäistä ovat kokonaan tarjoajan hallinnassa ja molemmat ovat tarkistettavissa ennen lähetystä.

Usein kysyttyä

Voiko julkiseen kilpailutukseen osallistua mikä tahansa yritys?

Periaatteessa kyllä. Tarjoajan on täytettävä tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihto, referenssit ja pätevyysvaatimukset, mutta yhtiömuoto, koko tai kotipaikka EU- tai ETA-alueella ei lähtökohtaisesti rajoita osallistumista.

Miten kilpailutuksesta valitaan voittaja?

Tarjouspyynnössä määriteltyjen vertailuperusteiden ja niiden painoarvojen perusteella. Yleisin malli on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinta ja laatu pisteytetään ennalta ilmoitetuilla osuuksilla. Painoarvot on ilmoitettava tarjouspyynnössä, myös laatukriteerien keskinäiset alapainoarvot.

Kauanko prosessi kestää?

EU-hankinnoissa tyypillisesti 3–6 kuukautta ilmoituksesta sopimukseen. Kansallisissa hankinnoissa 1–3 kuukautta. Markkinaoikeuden käsittely pidentää aikataulua tästä merkittävästi.

Mitä jos tarjous suljetaan pois?

Hankintayksikön on perusteltava poissulkeminen kirjallisesti. Päätöksestä voi valittaa markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa tiedoksisaannista. Markkinaoikeus voi kumota päätöksen, jos poissulkeminen on perusteeton.

Voiko tarjouspyynnöstä valittaa ennen tarjouksen jättämistä?

Kyllä. Hankintailmoituksen tai tarjouspyyntöasiakirjojen lainvastaisuudesta voi valittaa markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta. Tarjousta ei tarvitse jättää.

Muuttuvatko kynnysarvot vuosittain?

Kansalliset kynnysarvot on kirjattu hankintalakiin, ja ne muuttuvat vain lainmuutoksella. EU-kynnysarvot tarkistetaan komission päätöksellä kahden vuoden välein. Nykyiset arvot ovat voimassa 1.1.2026 alkaen.

Viranin näkemys

Julkisen kilpailutuksen vaikeus ei ole sääntöjen ymmärtämisessä. Ne on kirjoitettu auki, ja ne ovat luettavissa. Vaikeus on siinä, että ratkaisevat päätökset tehdään ennen kuin ilmoitus ilmestyy, ja ilmoituksen jälkeen tarjoajan käytettävissä on enää kaksi keinoa: kysymys ja valitus.

Tämä koskee myös pöydän toista puolta. Hankintayksikön näkökulmasta suurin osa markkinaoikeuteen päätyvistä virheistä on kirjoitettu tarjouspyyntöön jo laadintavaiheessa. Viran Review on hankintalakiin pohjautuva esitarkastuspalvelu, joka käy läpi vertailuperusteet, soveltuvuusvaatimukset ja asiakirjojen väliset viittaukset ennen julkaisua. Havainnot peilataan MAO- ja KHO-ratkaisuihin yli 20 000 hankintadokumentin analyysin perusteella.